Menulis Email Berbahasa Inggris

Menulis email tentunya merupakan hal yang mudah. Tinggal ketik lalu kirim. Menulis email formal, yang berhubungan dengan pekerjaan misalnya, mungkin sulit, tapi masih bisa dilakukan, karena mirip dengan menulis surat biasa. Tapi menulis email formal dalam bahasa inggris? Tidak sulit jika bisa dipelajari.

Kadang orang suka bingung apa yang akan ditulis di body email. Bagaimana salam pembuka, penutup, mengungkapkan inti permasalahan, dan sebagainya. Karena budaya asing dalam menulis email pun ternyata berbeda dengan kita. Orang asing (dalam hal ini saya mereferensikan orang Eropa, Amerika, dan Asia selain Indonesia) cenderung menulis email lebih singkat dari kita. Tapi tidak untuk Timur Tengah, mereka juga kadang-kadang suka basa basi, tapi kadang-kadang.

Aku dulu sering berkomunikasi dengan orang asing via email, dan jika dibandingkan antara email ku dan email mereka berbeda jauh. Email ku biasanya lebih panjang, banyak pembukaan, basa basi tanya kabar (let's say alike with weather talk in real life), sementara email mereka singkat, jelas, padat, to the point. Yes, to the point that I got the point the second I opened the mail.

Walaupun aku sudah tau hal ini, tapi kadang-kadang ketika menulis email aku tetap merasa kurang sopan jika hanya menulis inti pembicaraan langsung pada email, karena terkesan menginstruksikan, padahal posisi ku disini adalah seller yang harus melayani segala kebutuhan buyer (We do wanna keep them at the highest satisfaction level, right? After all, everything is about the sale).

Jadi, beginilah kira-kira email yang bisa kita tulis ke orang asing untuk kebutuhan formal.

Body Email

Simple ya? Mereka tidak butuh email panjang basa-basi, tetapi singkat dan padat. Karena jika emailnya panjang, maka butuh waktu untuk membacanya. Bahkan kita juga kadang malas untuk membaca email yang panjang kan. Basa basi untuk menunjukkan tawaran pelayanan kita sebagai buyer atau relations officer boleh, tapi saran ku sebaiknya diletakkan di bagian bawah sebelum penutup, bukan di atas. Agar mereka bisa langsung melihat ini email yang kita kirimkan.

Tapi contoh ini untuk kasus kalau kita sudah sering berkorespondensi dengan penerima email. Jika masih awal perkenalan, maka lebih baik panjang dan lengkap agar email kita tidak langsung di delete.